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Qu'est-ce qu'un produit ?
Un produit est un article fini que vous proposez à la vente. Il peut être issu d'une session de culture (fleurs, trim) ou d'un produit transformé acheté en achat-revente (tisane, huile, etc.).
Chaque produit possède un stock, un ou plusieurs formats de vente (variants), et peut être associé à une session de culture pour assurer la traçabilité complète et calculer le coût de production réel.
🌱 Produit de session
Issu d'une culture. Stock calculé depuis la session, coût de production réel basé sur les matières premières.
🛒 Produit achat-revente
Acheté conditionné. Récap axé sur la marge brute entre prix d'achat et prix de vente.
Créer un produit
Informations de base
- •Titre : Nom commercial du produit (ex: "Fleurs CBD - Variété Lemon Haze")
- •Type de produit : Tag personnalisé libre (ex: "Fleurs CBD", "Tisane", "Huile", etc.)
- •Description : Descriptif détaillé pour vos clients
- •Image : Photo du produit
- •Stock initial : Quantité totale disponible à la vente
- •Unité : mg, g, kg, mL, cL, L ou pièces
- •TVA : Taux de TVA applicable (commun à tous les variants)
- •Session associée : Session de culture dont est issu le produit — optionnel mais recommandé pour la traçabilité et le calcul du coût réel
💡 Traçabilité : En associant un produit à une session, vous garantissez une traçabilité complète du champ jusqu'au client final, et Polen peut calculer votre coût de production réel.
Variants de prix (formats de vente)
Les variants vous permettent de proposer votre produit sous différents formats avec des prix distincts. Par exemple : 1g, 3g, 5g, 10g, etc.
Configuration d'un variant
Pour chaque variant, renseignez :
- •Quantité : Poids ou volume du variant (ex: 3)
- •Unité : g, kg, mL, L, pièces
- •Type de prix : Particulier ou Professionnel (voir section dédiée)
- •Prix de vente TTC : Prix public toutes taxes comprises
Exemple concret :
📌 Bon à savoir : Les prix HT et les montants de TVA sont calculés automatiquement en fonction du taux de TVA du produit.
Prix particulier vs. professionnel
Polen vous permet de créer deux grilles tarifaires distinctes pour un même format de produit : l'une pour vos clients particuliers et l'une pour vos clients professionnels (revendeurs, dépositaires, etc.).
👤 Prix Particulier
Tarif public standard appliqué lors des ventes directes, marchés, boutique en ligne, etc.
🏢 Prix Professionnel
Tarif réduit réservé aux revendeurs, dépôts-vente ou commandes grossiste. Généralement sans TVA ou à marge réduite.
Comment ça fonctionne ?
Pour un même format (ex: 3g), vous pouvez créer deux variants distincts : un "Particulier" à 30€ TTC et un "Professionnel" à 22€ TTC. Lors de la création d'une commande, vous choisissez le variant adapté au type de client.
💡 Astuce : Les prix professionnels sont particulièrement utiles pour la création de bons de commande grossiste et les contrats de dépôt-vente.
Associer des emballages
Pour chaque variant, vous pouvez spécifier les emballages et consommables nécessaires. Cela permet :
- ✓De déduire automatiquement les emballages du stock lors d'une vente
- ✓D'inclure le coût de l'emballage dans vos calculs de rentabilité et coût de revient
- ✓De suivre votre consommation d'emballages
Comment ajouter un emballage ?
- Dans la section "Emballages" du variant
- Sélectionnez une matière première de catégorie "Emballage" ou "Consommables"
- Indiquez la quantité nécessaire par unité vendue
Exemple : Pour un variant 3g, vous pourriez avoir besoin de :
- • 1x Pochette kraft 3g
- • 1x Étiquette personnalisée
- • 1x Sachet zip refermable
Gestion automatique du stock
Comment fonctionne le stock ?
📦 Stock initial
La quantité totale de produit disponible à la vente que vous avez définie lors de la création du produit.
📊 Stock actuel
La quantité actuellement disponible. Ce stock diminue automatiquement lorsqu'une commande passe au statut "Payée", "Expédiée", "Livrée" ou "Terminée". Il tient compte des articles offerts (échantillons) qui déduisent du stock sans générer de chiffre d'affaires.
📅 Stock par année
La page détaillée du produit affiche l'évolution du stock et des ventes par année civile, pour vous aider à piloter votre production d'une saison à l'autre.
Déduction du stock
Lorsqu'une commande contenant ce produit est validée, Polen calcule automatiquement la quantité vendue en prenant en compte le variant commandé.
Exemple : Si un client commande 2 unités du variant 3g, Polen déduit 6g du stock actuel (2 × 3g = 6g).
⚠️ Important : Le stock actuel est recalculé automatiquement. Ne le modifiez pas manuellement — ajustez plutôt le stock initial si nécessaire.
Stock disponible (produit de session)
Lorsqu'un produit est associé à une session de culture, Polen calcule un stock disponible basé sur la récolte déclarée dans la session moins les quantités déjà vendues. Cela vous donne une vision précise de ce qu'il vous reste à vendre.
🎁 Échantillons & articles offerts
Dans une commande, vous pouvez marquer un article comme "offert" (échantillon, cadeau, geste commercial). Cela a deux effets importants :
📉 Stock déduit
La quantité est quand même retirée du stock car le produit a bien été consommé/envoyé.
💸 Chiffre d'affaires non comptabilisé
L'article offert n'est pas inclus dans le calcul du CA de la commande ni dans vos statistiques de vente.
Cette distinction est essentielle pour avoir des statistiques de vente fiables tout en gardant un stock précis. Vous retrouverez cette option lors de la création ou modification d'une commande, sur chaque ligne produit.
💡 Astuce : Utilisez cette fonctionnalité pour vos échantillons envoyés aux revendeurs, vos cadeaux clients ou vos pertes (casse, qualité insuffisante).
📊 Coût de revient & rentabilité
Polen calcule automatiquement votre coût de production et votre coût de revient pour chaque produit, en fonction des données saisies dans la session et des matières premières associées.
Ce qui est pris en compte
- •Matières premières de la session : Substrats, nutrition, graines, consommables utilisés pendant la culture
- •Emballages des variants : Coût des emballages associés à chaque format de vente
- •Quantité produite : Stock initial divisé pour obtenir un coût unitaire par gramme ou par pièce
Ce que vous obtenez
💰 Coût de production unitaire
Coût total de la session ramené à l'unité produite (ex: coût au gramme).
📦 Coût de revient par variant
Coût de production + emballages, pour chaque format de vente.
📈 Marge par variant
Différence entre le prix de vente HT et le coût de revient, exprimée en € et en %.
📅 Récapitulatif annuel & par session
Vue agrégée du CA, du volume vendu et de la rentabilité par année et par session de culture.
📌 Note : Ces calculs sont disponibles uniquement pour les produits associés à une session de culture. Pour les produits en achat-revente, c'est la marge d'achat qui est calculée.
📄 Export PDF de l'état des stocks
Depuis la liste de vos produits, vous pouvez exporter un état des stocks complet en PDF, utile pour vos contrôles internes, vos bilans de saison ou vos déclarations.
Contenu du PDF généré
- ✓Nom du produit, type et session associée
- ✓Stock initial et stock actuel par produit
- ✓Quantités vendues et valorisation du stock restant
- ✓Date de génération pour horodatage
💡 Comment l'utiliser ? Rendez-vous dans Ventes → Produits, puis cliquez sur le bouton "Exporter PDF" en haut de la liste.
Produit de session vs. Achat-revente
🌱 Produit issu d'une session de culture
Le produit est créé à partir d'une de vos sessions de culture (fleurs, trim, extraits...). Polen assure la traçabilité complète et calcule le coût de production réel basé sur les matières premières utilisées dans la session.
Dans le récapitulatif vous verrez :
- • Stock disponible calculé depuis la récolte de la session
- • Coût de production réel (matières premières + emballages)
- • Marge nette par variant (prix de vente — coût de revient)
- • Évolution du CA et des volumes par année
🛒 Produit en achat-revente
Le produit n'est pas associé à une session (vous l'avez acheté déjà conditionné). Vous pouvez associer une matière première de catégorie "Produit Fini" qui représente votre achat en gros.
Dans le récapitulatif vous verrez :
- • Stock initial vs. stock actuel vendu
- • Prix d'achat unitaire (coût matière)
- • Marge brute : différence entre prix de vente et prix d'achat
- • Taux de marge en %
⚠️ Bonne pratique : Choisissez votre modèle dès la création du produit — le type de récapitulatif affiché dépend de la présence ou non d'une session associée.
Pré-commande : pré-vendez votre production
Le mode pré-commande vous permet de vendre vos produits avant leur mise en vente officielle, à un prix légèrement réduit. C'est un véritable levier de trésorerie et de sécurisation des ventes.
Comment activer la pré-commande ?
- Ouvrez un produit et activez l'option « Pré-commande ».
- Définissez un pourcentage de remise (ex: 20%).
- Le prix pré-commande est calculé automatiquement pour chaque variant à partir du prix normal.
Exemple concret :
Affichage sur la page de traçabilité
Si le produit est rattaché à une session de culture, un module de pré-commande s'affiche automatiquement sur la page publique de traçabilité. Vos visiteurs peuvent y sélectionner un format, voir la remise appliquée et pré-commander directement en ligne.
Le paiement est géré via le provider configuré pour les pré-commandes (Stripe, Mollie ou Viva Wallet), comme pour le reste de votre boutique.
Pourquoi utiliser la pré-commande ?
💰 Trésorerie
Encaissez avant la mise en vente et financez votre production en amont.
🔒 Ventes sécurisées
Assurez un volume garanti avant même la récolte, sans risque de surstock.
🤝 Engagement client
Vos clients profitent d'un prix avantageux et se sentent impliqués dans votre saison.
💡 Bon à savoir : La pré-commande est particulièrement adaptée aux producteurs qui veulent anticiper leur saison et sécuriser leur trésorerie sans attendre la mise en vente finale.