Dépôts-vente
Gérez vos contrats de dépôt-vente professionnels : contrats, bordereaux, suivi du stock en dépôt et documents PDF.
Gérer mes dépôts-vente
Ouvrez une fiche client pour créer un dépôt-vente
C'est quoi un dépôt-vente ?
Le dépôt-vente est un contrat commercial qui vous permet de confier vos produits à un revendeur (boutique, magasin) qui les vendra pour votre compte. Vous restez propriétaire des produits jusqu'à leur vente effective, et le revendeur perçoit une commission sur chaque vente.
Cette fonctionnalité de Polen vous permet de créer et gérer facilement tous vos contrats de dépôt-vente, bordereaux, et de suivre l'état de vos stocks déposés chez vos partenaires.
Comment créer un dépôt-vente ?
Accédez à votre fiche client
Rendez-vous dans Clients, puis sélectionnez le client professionnel avec qui vous souhaitez établir un dépôt-vente.
Créez un nouveau dépôt-vente
Dans l'onglet "Dépôts-vente" de la fiche client, cliquez sur "+ Nouveau dépôt-vente".
Remplissez les informations
Complétez le formulaire avec le numéro de contrat, les dates, et les conditions commerciales.
Le workflow du dépôt-vente
Polen vous guide à travers un processus en 7 étapes pour gérer vos dépôts-vente de A à Z :
1. Brouillon
Remplissez toutes les informations du contrat : déposant, dépositaire, produits, conditions commerciales.
2. Contrat créé
Le contrat est généré automatiquement en PDF. Vérifiez les informations avant de le faire signer.
3. Contrat signé
Marquez le contrat comme signé une fois que les deux parties ont apposé leur signature.
4. Bordereau créé
Complétez les références et numéros de lot des produits, puis générez le bordereau de dépôt.
5. Bordereau signé
Validez la signature du bordereau. Le stock est alors marqué comme 'en dépôt'.
6. En cours
Le dépôt-vente est actif. Suivez vos produits déposés et leur valeur.
7. Terminé
Une fois les produits vendus et payés, marquez le dépôt-vente comme terminé.
Les documents générés automatiquement
Le Contrat de Dépôt-Vente
Document juridique complet qui définit les responsabilités de chaque partie, les conditions de vente, la commission, les modalités de règlement, etc.
✓ Téléchargeable en PDF • ✓ Prêt pour signature • ✓ Conforme aux normes légales
Le Bordereau de Dépôt-Vente
Document détaillé listant tous les produits déposés avec leurs références, lots, quantités et valeurs. Sert de preuve de remise des marchandises.
✓ Références et lots traçables • ✓ Valeurs HT/TTC • ✓ Conditions de reprise
Suivi du stock en dépôt
Dès que le bordereau est signé, Polen marque automatiquement les produits comme "en dépôt" :
- Le stock final est impacté (produits sortis de votre stock disponible)
- Un nouveau compteur "Stock en dépôt" vous permet de suivre ce qui est chez vos revendeurs
- Le CA n'est pas encore comptabilisé (car pas encore vendu au client final)
💡 À savoir : Une fois les produits vendus par le revendeur et que vous marquez le dépôt-vente comme "terminé", le CA sera alors comptabilisé dans vos statistiques.
Questions fréquentes
Puis-je créer plusieurs dépôts-vente pour un même client ?
Oui ! Vous pouvez créer autant de dépôts-vente que nécessaire pour chaque client. Chaque dépôt-vente a son propre numéro de contrat et peut concerner des produits différents.
Que se passe-t-il si je modifie les informations après avoir créé le contrat ?
Vous pouvez modifier les informations à tout moment dans l'état "Brouillon". Une fois le contrat créé et signé, les modifications ne sont plus possibles pour garantir l'intégrité du contrat. Vous devrez créer un nouveau dépôt-vente si nécessaire.
Comment gérer les invendus ?
À la fin de la période de dépôt définie dans le contrat, les produits invendus doivent être repris. Un bordereau de reprise peut être établi. Le contrat prévoit les modalités de cette reprise.
La commission est-elle calculée automatiquement ?
Actuellement, Polen génère le contrat avec le pourcentage de commission que vous définissez. Le calcul de la commission sur les ventes sera géré dans une future mise à jour lorsque vous enregistrerez les ventes réalisées.
💡 Conseils pratiques
- •Numérotez vos contrats de manière séquentielle (001, 002, etc.) pour faciliter leur suivi.
- •Complétez les références et lots dans l'onglet "Variables Bordereau" pour une traçabilité optimale.
- •Téléchargez et conservez les PDF du contrat et du bordereau signés pour vos archives.
- •Suivez régulièrement l'état de vos dépôts-vente depuis la fiche client.