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Gérer mes commandes
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Qu'est-ce qu'une commande ?
Une commande représente une vente réalisée auprès d'un client. Polen vous permet de suivre toutes vos commandes, quel que soit le canal de vente (e-commerce, boutique physique, marché, salon, vente directe).
Chaque commande contient les produits vendus, les prix, les réductions appliquées, les frais de livraison et l'adresse de livraison.
Créer une commande
Informations générales
- •Client : Sélectionnez un client existant ou créez-en un nouveau directement
- •Date de commande : Date et heure de la vente
- •Canal de vente : E-commerce, boutique, marché, salon ou vente directe
- •Statut initial : Nouvelle (par défaut)
Ajouter des produits
Pour chaque ligne de commande :
- Sélectionnez un produit
- Choisissez le variant (format/taille)
- Indiquez la quantité
- Le prix unitaire et total se calculent automatiquement
💡 Ligne libre : Vous pouvez aussi ajouter une "ligne libre" pour vendre un article qui n'est pas dans votre catalogue de produits (ex: un article ponctuel ou un service).
🎁 Article offert : Cochez "Offert (échantillon/cadeau)" sur une ligne pour inclure un article gratuit dans la commande (ex: échantillon). Son prix est forcé à 0€ et n'est pas comptabilisé dans le total.
Modifier le prix unitaire
Pour chaque produit sélectionné, vous pouvez ajuster le prix unitaire spécifiquement pour cette commande sans modifier le tarif général du produit. Cliquez sur l'icône ⚙️ à côté de la ligne pour ouvrir le module de modification du prix par unité.
Adresse de livraison
L'adresse du client est pré-remplie automatiquement. Vous pouvez la modifier si nécessaire pour cette commande spécifique.
Notes
Ajoutez des notes personnelles visibles uniquement par vous (instructions de préparation, remarques particulières, etc.).
Statuts de commande
Une commande évolue à travers 8 statuts :
🆕 Nouvelle
Commande en attente de traitement. Le stock n'est pas encore déduit.
⏳ En attente
Commande reçue mais en attente de validation ou de paiement. Le stock n'est pas encore déduit.
💰 Payée
Le paiement a été reçu. Le stock des produits et des emballages est déduit automatiquement.
🚚 À expédier
La commande est prête à être envoyée au client. Vous pouvez générer les étiquettes de livraison si vous avez configuré Colissimo.
🏪 À récupérer
La commande est prête pour un retrait sur place. Le client peut venir la récupérer selon vos horaires configurés. Cette option s'active si vous avez choisi "sur place" comme mode de livraison.
✅ Expédiée
La commande a été envoyée au client (étiquette Colissimo générée). Le stock reste déduit.
📬 Livrée
Le client a reçu sa commande. Le stock reste déduit.
🏁 Terminée
Transaction finalisée et archivée. Le stock reste déduit.
❌ Annulée
Commande annulée. Si le stock avait été déduit, il est automatiquement restauré.
⚠️ Important : Lorsqu'une commande passe du statut "Nouvelle" ou "En attente" à "Payée" (ou ultérieur), le stock des produits et de leurs emballages est automatiquement déduit. Si vous repassez la commande en statut "Nouvelle" ou "En attente", le stock sera restauré.
Vue Kanban
La vue Kanban organise vos commandes en colonnes selon leur statut. Cela vous permet de visualiser rapidement l'état de vos ventes et de suivre leur progression.
Comment l'utiliser ?
- →Cliquez sur "Kanban" pour activer cette vue
- →Faites glisser une commande d'une colonne à l'autre pour changer son statut
- →Cliquez sur une commande pour voir ses détails
Vue Liste
Vous pouvez aussi basculer en vue "Liste" pour voir toutes vos commandes sous forme de tableau avec des filtres par statut.
Réductions & Frais de livraison
Appliquer une réduction
Vous pouvez appliquer un bon de réduction à une commande :
- •Sélectionnez un bon existant dans la liste
- •Ou créez un nouveau bon directement depuis le formulaire de commande
- •Le montant total est recalculé automatiquement
Frais de livraison
Pour gérer les frais de livraison :
- Sélectionnez un transporteur configuré dans vos paramètres
- Choisissez le mode de livraison
- Le prix se calcule automatiquement selon le poids et les tarifs configurés
- Cochez "Expédition offerte" si vous prenez les frais à votre charge (non facturé au client)
💡 Astuce : Configurez vos transporteurs et leurs tarifs dans Paramètres → Transporteurs pour automatiser le calcul des frais de port.
Commandes à récupérer
Si vous proposez le retrait sur place, vos clients peuvent venir récupérer leurs commandes directement chez vous.
Configuration
- Allez dans Paramètres → Préférences de votre boutique
- Activez le mode "Sur place"
- Renseignez votre adresse de retrait
- Définissez vos horaires d'ouverture
Gestion des retraits
- •Quand une commande passe au statut "À récupérer", le client est notifié qu'il peut venir la chercher
- •Affichez vos horaires de retrait sur votre vitrine publique
- •Vous pouvez changer le statut à "Terminée" une fois que le client a retiré la commande
💡 Astuce : Le mode retrait sur place est idéal pour les marchés, salons, boutiques ou vente directe.
Intégration Colissimo
Polen s'intègre avec Colissimo pour générer automatiquement des étiquettes de livraison et suivre vos expéditions.
Connexion à Colissimo
- Allez dans Paramètres → Préférences de votre boutique
- Sélectionnez "Colissimo" comme transporteur
- Cliquez sur le bouton de connexion pour lier votre compte Colissimo
- Acceptez les autorisations requises
Générer des étiquettes
- 1.Passez votre commande au statut "À expédier"
- 2.Ouvrez les détails de la commande
- 3.Cliquez sur "Générer l'étiquette Colissimo"
- 4.L'étiquette PDF est générée et téléchargeable
- 5.Un numéro de suivi est automatiquement ajouté à la commande
Suivi des colis
Une fois l'étiquette générée, vous pouvez :
- ✓Voir le numéro de suivi de la commande
- ✓Imprimer l'étiquette autant de fois que nécessaire
- ✓Suivre votre colis sur le site de Colissimo
⚠️ Important : Vous devez avoir un compte Colissimo professionnel pour accéder à cette fonctionnalité. Contactez Colissimo si vous n'en possédez pas.
💡 Astuce : Une fois connecté, les paramètres de Colissimo se remplissent automatiquement avec vos informations (adresse, contact, etc.).
Statistiques et recherche
Statistiques affichées
- 📊Commandes totales : Nombre total de commandes créées
- 💰Chiffre d'affaires : Montant total TTC de toutes les commandes
- 📦Produits vendus : Quantité totale de produits vendus
Recherche
Utilisez la barre de recherche pour trouver une commande par :
- • Numéro de commande
- • Nom du client
- • Email du client
- • Nom de l'entreprise