👥 Clients
Gérer mes clients
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Qu'est-ce qu'un client ?
Un client est une personne ou une entreprise qui achète vos produits. Polen vous permet de gérer un carnet d'adresses complet avec toutes les informations nécessaires pour vos ventes et livraisons.
Vous pouvez suivre l'évolution de votre relation commerciale avec chaque client grâce aux statuts (prospect, client unique, client récurrent), consulter l'historique complet de ses commandes, et noter des échanges dans la timeline de suivi.
Ajouter un client
Plusieurs façons d'ajouter un client
1. Depuis la page Clients
Cliquez sur "+ Ajouter un client" en haut à droite pour créer une fiche client complète.
2. Depuis une commande
Lors de la création d'une commande, vous pouvez créer un nouveau client directement dans le formulaire.
3. Automatiquement via la boutique en ligne
Si votre boutique est connectée (Stripe ou Mollie), chaque nouvel achat crée automatiquement une fiche client. Plus besoin de saisie manuelle — les coordonnées du client sont récupérées directement depuis le paiement.
4. Automatiquement via un abonnement tracabilité
Quand un visiteur s'inscrit sur votre page de tracabilité publique pour suivre une session, il est ajouté automatiquement comme prospect dans votre liste de clients.
5. Import depuis WooCommerce
Importez votre base client existante en un clic depuis WooCommerce (voir section dédiée ci-dessous).
Informations à renseigner
- •Type : Particulier ou Entreprise
- •Statut : Prospect, Client unique ou Client récurrent
- •Contact : Email, téléphone
- •Adresse de livraison : Adresse complète pour les envois
- •Adresse de facturation : Si différente de la livraison (optionnel)
Fiche Particulier vs Fiche Pro
La fiche client s'adapte selon le type sélectionné. Les deux types partagent les informations de contact, mais la fiche pro dispose de champs supplémentaires pour la gestion B2B.
👤 Particulier
- • Prénom et nom
- • Email de contact
- • Téléphone
- • Adresse de livraison
- • Adresse de facturation (optionnel)
🏢 Entreprise (Pro)
- • Nom de l'entreprise
- • SIRET
- • Numéro de TVA intracommunautaire
- • Logo de l'entreprise (optionnel)
- • Site web (optionnel)
- • Adresse de livraison et de facturation
⚠️ Important : Le type (particulier / entreprise) influe sur le tarif appliqué dans les commandes et sur les fonctionnalités disponibles sur la fiche client.
Statuts de relation client
Suivez l'évolution de votre relation commerciale :
🎯 Prospect
Contact qui n'a pas encore acheté, mais manifeste de l'intérêt pour vos produits. Les visiteurs qui s'abonnent à vos pages de tracabilité sont automatiquement créés avec ce statut.
🛍️ Client unique
Client qui a effectué un ou quelques achats ponctuels.
⭐ Client récurrent
Client fidèle qui achète régulièrement vos produits. Vos clients les plus importants.
💡 Astuce : Mettez à jour le statut de vos clients au fil du temps pour mieux suivre votre base client et identifier vos ambassadeurs.
🌱 Prospects via la tracabilité
Vos pages de tracabilité publiques sont un excellent outil de capture de prospects.
Comment ça fonctionne ?
- Un visiteur consulte votre page de tracabilité (ex : votre page culture de CBD)
- Il entre ses informations (prénom, nom, email) pour s'abonner aux mises à jour ou débloquer le contenu
- Polen crée automatiquement une fiche client avec le statut Prospect
- Vous pouvez ensuite le retrouver dans votre liste de clients et assurer le suivi
💡 Cas d'usage : Si votre page de tracabilité nécessite l'email pour voir les photos et détails, chaque visiteur intéressé devient automatiquement un prospect dans votre CRM.
📋 Suivi & historique par client
Chaque fiche client dispose d'un historique complet de toutes les interactions et commandes passées.
🛒 Historique des commandes
Toutes les commandes du client sont visibles directement sur sa fiche. Vous voyez en un coup d'œil le montant total, les produits commandés, les dates et les statuts de chaque commande.
📝 Timeline d'actions & notes
Vous pouvez ajouter des entrées dans la timeline client pour garder une trace de chaque interaction :
- • Note privée : mémo interne visible uniquement par vous
- • Appel / Visio / Téléphone : trace d'un échange avec le client
- • Email envoyé : note d'un email important
- • Remarque client : retour ou commentaire du client
📊 Statistiques client
La fiche affiche automatiquement le nombre total de commandes, le montant cumulé dépensé, et la date du dernier achat — pour évaluer d'un coup d'œil la valeur de chaque client.
🏪 Demandes pro depuis la fiche client
Pour les clients de type Entreprise, vous pouvez créer directement une demande de commande professionnelle depuis leur fiche, sans repasser par le Marché Pro.
Comment faire ?
- Ouvrez la fiche d'un client de type Entreprise
- Cliquez sur le bouton "Créer une demande pro"
- Sélectionnez les produits, quantités et conditions
- La demande est créée et liée à ce client pro
💡 Bon à savoir : Les demandes pro permettent de gérer des commandes en volume avec des tarifs professionnels. Vous pouvez retrouver et gérer toutes les demandes depuis la page Demandes Pro dans le menu Boutiques.
🔀 Fusionner des clients en doublon
Si un même client a été créé en double (par exemple une fois manuellement et une fois automatiquement via la boutique), vous pouvez fusionner les deux fiches en une seule.
Comment fusionner ?
- Ouvrez la fiche du client que vous souhaitez conserver
- Cliquez sur le bouton "Fusionner" (menu actions)
- Cherchez et sélectionnez le client doublon à fusionner
- Confirmez : les commandes et données du doublon sont transférées vers la fiche principale, puis le doublon est supprimé
⚠️ Attention : La fusion est irréversible. La fiche que vous gardez récupère toutes les commandes de l'autre. Vérifiez bien quelle fiche vous souhaitez conserver avant de confirmer.
🛒 Import & synchronisation WooCommerce
Si vous utilisez WooCommerce, Polen peut importer vos clients existants et les synchroniser automatiquement au fil des ventes.
📥 Import manuel de la base client
Depuis la page Clients, utilisez le bouton "Importer depuis WooCommerce" pour récupérer tous vos clients existants en une seule opération.
- • Nécessite que votre boutique WooCommerce soit connectée dans Paramètres
- • Les doublons sont détectés automatiquement par identifiant WooCommerce pour éviter les imports en double
- • Les clients sont créés avec leur statut, adresse et informations de contact
⚡ Synchronisation automatique à chaque vente
Une fois votre boutique WooCommerce connectée via le webhook, chaque nouvelle commande sur votre site crée ou met à jour automatiquement la fiche client correspondante dans Polen.
- • Le client est créé s'il n'existe pas encore
- • S'il existe déjà (même email ou identifiant WooCommerce), sa fiche est mise à jour
- • La commande est également créée automatiquement et liée au client
⚙️ Comment connecter WooCommerce ?
Rendez-vous dans Paramètres → Intégrations et suivez les étapes de connexion WooCommerce. Une fois configuré, tout est automatique.
Statistiques
En haut de la page Clients, retrouvez :
- 📊Total contacts : Nombre total de clients enregistrés
- 🎯Prospects : Nombre de prospects
- ⭐Clients récurrents : Nombre de clients fidèles
- 🏢Entreprises : Nombre de clients professionnels
📍 Adresse de livraison intelligente
Lors de la saisie d'une adresse, Polen utilise l'API gouvernementale française pour vous suggérer automatiquement les adresses complètes.
Commencez à taper l'adresse et sélectionnez la bonne suggestion pour remplir automatiquement tous les champs (rue, code postal, ville).